Vous envisagez d’adopter un ERP ou de remplacer votre solution actuelle ? La question de comment choisir son ERP revient systématiquement lorsqu’une entreprise atteint un certain niveau de complexité : croissance, multi-sites, multiplication des outils, manque de visibilité sur les marges, ou difficulté à piloter les flux achats/ventes/stocks. Un progiciel de gestion intégré n’est pas “juste un logiciel” : c’est un socle opérationnel qui structure vos processus, votre donnée et votre capacité à décider.

Un ERP bien choisi améliore la fiabilité des informations, accélère les traitements et réduit les frictions entre services. Un ERP mal choisi, au contraire, crée de la rigidité, du contournement (Excel partout) et des coûts cachés.

Comment choisir son ERP de manière méthodique ? UltraNova vous accompagne pour y voir plus clair : critères métiers, technologie, coûts, organisation, sécurité, intégration, support…

Qu’est-ce qu’un ERP et pourquoi votre entreprise en a besoin ?

Un ERP (Enterprise Resource Planning) centralise et harmonise la gestion de l’entreprise autour d’une base de données unique. Il regroupe généralement la comptabilité/finance, les ventes, les achats, la gestion des stocks, la production ou la prestation de services, et parfois des fonctions RH. Le principe clé : une donnée unique, partagée, actualisée, qui alimente tous les services.

L’adoption d’un ERP transforme le quotidien, car elle diminue les doubles saisies et les ruptures d’information. Les bénéfices les plus recherchés sont souvent :

• Réduction des erreurs
• Automatisation
• Traçabilité
• Reporting fiable
• Meilleure réactivité

On retrouve fréquemment des chiffres cités dans les contenus de référence sur le sujet (réduction du temps administratif, baisse des erreurs), car l’ERP agit directement sur la qualité de la donnée et l’efficacité des processus.

Comment choisir son ERP : la méthode en 3 couches (besoins, organisation, technologie)

Avant de plonger dans les critères, un bon cadrage consiste à raisonner en trois couches :

1. Besoins métiers : quels processus doivent être couverts, quels irritants, quelles priorités ?
2. Organisation : qui décide, qui utilise, quel niveau de maturité, quels sites, quelles contraintes ?
3. Technologie & exploitation : cloud vs on-premise, sécurité, intégration, support, évolutivité.

Cette logique évite un piège classique : choisir un ERP sur une démo séduisante, puis découvrir trop tard qu’il est mal adapté à votre fonctionnement interne ou à vos contraintes IT. UltraNova vous accompagne pour mettre en place un ERP sur mesure avec Dynamics Business Central.

1) Comment choisir son ERP : analyser précisément vos besoins métiers

Identifier les problèmes à résoudre (et pas seulement les fonctionnalités)

La première erreur est de partir d’une “liste de fonctionnalités rêvées”. Pour comment choisir son ERP correctement, partez d’abord des problèmes concrets :

• Où perdez-vous du temps chaque semaine ?
• Qu’est-ce qui génère des erreurs (stocks, factures, tarifs, délais) ?
• Quelles données sont difficiles à consolider (marges, rentabilité projet, trésorerie) ?
• Quels processus sont “informels” et reposent sur des personnes clés ?

Les contenus de référence insistent sur cette phase car elle conditionne tout le reste : l’ERP doit répondre aux besoins réels et aux fonctions essentielles, et pas uniquement aux attentes perçues.

Impliquer les utilisateurs (direction + métiers + opérationnels)

Pour savoir comment choisir son ERP, vous devez collecter plusieurs points de vue : direction, DSI/IT, finance, commerce, production/logistique, ADV, etc. L’objectif est double : dresser une vision exhaustive des besoins et préparer l’adoption.

Un bon cadrage consiste à produire :

• une cartographie des processus existants (macro)
• une liste de besoins priorisés (critique / important / secondaire)
• des irritants “haut impact” (ceux qui coûtent cher, souvent invisibles)

Nous vous recommandons explicitement de classer les priorités (critiques → secondaires) et de consulter toutes les parties prenantes pour converger vers un consensus.

Formaliser un périmètre fonctionnel clair

À ce stade, l’enjeu n’est pas d’avoir 200 exigences. L’enjeu est de savoir ce que l’ERP doit couvrir à coup sûr :

• Finance : comptabilité, clôtures, analytique, trésorerie
• Ventes : devis/commandes, facturation, conditions tarifaires
• Achats : approvisionnement, fournisseurs, réceptions
• Stocks / logistique : inventaires, traçabilité, emplacements
• Production / planification (si concerné)
• Projets / services (si concerné)
• Reporting / pilotage : indicateurs, tableaux de bord

C’est aussi ici que vous devez décider ce qui sera standard (à privilégier) et ce qui relève d’une spécificité justifiant paramétrage/extension.

Une fois les besoins clarifiés, un autre facteur fait souvent basculer un projet : l’organisation et sa maturité.

2) Comment choisir son ERP en fonction du type d’organisation

Le choix varie selon “qui vous êtes” en tant qu’organisation — culture, taille, appétence technologique, rythme de changement.

Culture d’entreprise et maturité digitale

Deux entreprises de même taille peuvent nécessiter des approches opposées. Pour savoir comment choisir son ERP, il est important de se poser les bonnes questions :

• Êtes-vous plutôt “process & stabilité” ou “agilité & expérimentation” ?
• Quel est le niveau de littératie digitale des équipes ?
• Votre entreprise accepte-t-elle une transformation progressive ou attend-elle un “big bang” ?

Un ERP exige des arbitrages : standardiser certains processus, formaliser des règles, accepter une nouvelle discipline de saisie. Si la culture est très artisanale, un déploiement trop ambitieux peut échouer malgré la qualité du logiciel.

Taille, complexité, multi-sites / multi-sociétés

Votre organisation influence directement :

• le nombre d’utilisateurs et leurs rôles
• la segmentation des droits
• la consolidation de données
• les flux inter-sites / inter-sociétés
• la nécessité d’une gouvernance stricte

Même sans entrer dans le détail technique, l’idée est simple : plus l’organisation est complexe, plus le cadrage doit être rigoureux (process, sécurité, reporting, intégrations).

Gouvernance de projet : qui décide et qui arbitre ?

Pour comment choisir son ERP, vous devez définir un schéma clair :

• stratégie (DG / direction)
• pilotage métier (DAF, responsable supply, etc.)
• pilotage IT (DSI/IT)
• référents par service
• règles d’arbitrage (ce qui est prioritaire / non prioritaire)

Sans gouvernance, le projet devient un empilement de demandes contradictoires.

Une fois vos besoins identifiés, un paramètre important voire primordial est bien évidemment le coût global de la mise en œuvre.

3) Comment choisir son ERP avec une vision financière réaliste

Penser TCO : coût total de possession sur 8–10 ans

Pour choisir son ERP sans mauvaise surprise, raisonner “prix de licence” est insuffisant. Il faut intégrer :

• licences ou abonnements
• intégration / paramétrage
• reprise de données
• formation & conduite du changement
• maintenance / support
• mises à jour et évolutions
• éventuelles extensions spécifiques
• coûts internes (temps des équipes projet)

Les contenus de référence rappellent l’importance d’intégrer formation, mises à jour et coûts de mise en place dans la vision à long terme.

Identifier les coûts cachés (les vrais pièges)

Dans les projets ERP, les coûts cachés viennent souvent de :

• sous-estimation des efforts de nettoyage de données
• demandes spécifiques tardives
• manque de disponibilité des équipes métiers
• formation insuffisante (donc adoption lente, erreurs, contournements)
• intégrations non prévues au départ

Calculer un ROI crédible

Un ROI solide s’appuie sur des gains mesurables :

• réduction du temps administratif
• accélération des clôtures
• baisse des erreurs de saisie
• amélioration de la rotation de stock
• meilleure facturation (moins d’oublis, plus rapide)
• pilotage plus fin de la marge

Même si les chiffres sont justes, un ERP échoue souvent pour une raison : l’adoption.

4) Comment choisir son ERP en maximisant l’adoption des utilisateurs

Nous insistons sur l’importance de l’adoption et sur la nécessité d’évaluer la préparation au changement.

UX et ergonomie : un facteur de performance, pas un “nice to have”

Un ERP doit être utilisé au quotidien, y compris par des profils non techniques. Une ergonomie claire limite les erreurs, accélère la prise en main et réduit les besoins de support.

La formation “utile” : pas des heures de théorie

Pour comment choisir son ERP en visant un déploiement efficace, prévoyez :

• formation par rôle (compta, ADV, achats, logistique…)
• supports courts + cas pratiques
• accompagnement post-go-live (les 4–6 premières semaines sont critiques)

Mobilité et terrain

Selon vos métiers, l’accès mobile peut être décisif : consultation de stocks, saisie d’informations en déplacement, validation, etc. Là encore, ce n’est pas un gadget : c’est une condition de fiabilité de la donnée.

5) Comment choisir son ERP : agilité, flexibilité et capacité d’évolution

Flexibilité : paramétrage et évolutions

Un bon ERP doit permettre de faire évoluer :

• workflows
• champs et référentiels
• modèles de documents
• règles de validation
• reporting

L’idée : s’adapter sans basculer dans du développement lourd permanent.

Mises à jour et évolutions produit

Un ERP est un investissement long terme. Pour comment choisir son ERP, vérifiez :

• fréquence des mises à jour
• prise en charge des exigences de sécurité
• évolutions internes (réglementation, facturation électronique, changements métiers, etc.)

6) Comment choisir son ERP : la durabilité (technologies futures, réputation, retours)

Nous associons la durabilité à plusieurs éléments : flexibilité, mises à jour, support fiable, compatibilité avec les technologies émergentes (IA, IoT, automatisation).

En parallèle, il est surtout primordial de choisir un ERP appartenant à une entreprise qui a une certaine stabilité financière ou qui est reconnue (Microsoft, Sage, etc). À l’inverse, il est primordial d’éviter des logiciels de petites entreprises sans avoir consulté leur pérennité financière.

Compatibilité avec les technologies émergentes

Sans tomber dans le buzzword, la question est simple : l’ERP pourra-t-il intégrer demain des usages comme :

• automatisation de processus
• analyse avancée
• IA “assistée” sur certains traitements
• objets connectés côté production/logistique (si concerné)

Réputation du fournisseur et satisfaction long terme

Sans citer de concurrents, la logique est de vérifier :

• pérennité de l’éditeur
• capacité à maintenir la solution
• retours utilisateurs sur la durée
• stabilité des versions / roadmap

7) Comment choisir son ERP : support, assistance et relation partenaire

Le critère du support/assistance est également très important. Sur ce sujet, UltraNova vous accompagne en tant que partenaire durable dans le maintien, l’évolution et l’optimisation de votre Dynamics 365.

Support : ce qu’il faut vérifier concrètement

Pour comment choisir son ERP en réduisant le risque opérationnel, vérifiez :

• support aux heures ouvrables (a minima)
• procédures d’urgence
• délais d’intervention (SLA)
• gestion des mises à jour
• accompagnement en cas d’anomalie critique

Le support n’est pas seulement “technique” : il conditionne votre capacité à continuer à produire/facturer/livrer (PRA / PCA en cas d’anomalies critiques).

La qualité du partenaire intégrateur

Même un bon ERP peut échouer avec un mauvais accompagnement. Un intégrateur solide :

• comprend les processus métier
• propose une méthodologie
• challenge le besoin quand il devient trop spécifique
• sécurise les tests et la conduite du changement

Le support et la durabilité sont également liés au choix du modèle d’hébergement : cloud ou sur site.

8) Cloud ou sur site : comment choisir son ERP sur le bon mode de déploiement

Cloud : agilité et maintien à jour

Le cloud apporte généralement :

• déploiement plus rapide
• mises à jour plus simples
• meilleure accessibilité (multi-sites, mobilité)
• réduction de la charge d’infrastructure interne

On-premise : contrôle, mais exigences plus fortes

Le on-premise peut répondre à certaines contraintes (politiques internes, exigences spécifiques), mais implique :

• serveurs, sauvegardes, continuité
• sécurité, antivirus et supervision
• gestion des mises à jour

Sécurité et propriété des données

Point important : en cloud, il faut vérifier chiffrement, sécurité et propriété des données, notamment en cas de litige.

9) Comment choisir son ERP : capacités d’intégration et cohérence du SI

La capacité d’intégration est également à prendre en compte, car en lien direct avec la durabilité et la circulation de la donnée.

Pour comment choisir son ERP avec un SI cohérent, identifiez en amont :

• CRM (si existant)
• paie / RH
• e-commerce (si concerné)
• BI / reporting
• applications métier spécifiques

Un ERP doit maintenir une donnée fiable et prévoir des interconnexions avec les autres systèmes (afin d’éviter la double saisie).

10) Les différents types d’ERP : ce que ça change quand on se demande “comment choisir son ERP”

ERP Cloud / SaaS

Souvent privilégiés par les PME :

• accès à distance
• coûts d’infrastructure réduits
• mises à jour automatiques
• montée en charge plus simple

ERP open source

Personnalisation et faible coût initial, mais besoin de compétences techniques et vigilance sur la sécurité/maintenance.

ERP métiers / verticalisés

Ces ERP intègrent des fonctionnalités adaptées à des domaines spécifiques et limitent la personnalisation d’un ERP standard.

C’est un point à reprendre en version “neutre” : plus vous êtes spécifique (industrie, traçabilité, qualité, etc.), plus la profondeur métier compte.

11) Comment choisir son ERP : le processus de sélection (courtlisting → démos → décision)

Cette partie n’est pas toujours hyper détaillée chez tous les concurrents, mais c’est exactement ce qui fait la différence entre un article “bien” et un article “référence”.

Étape A — Rédiger un cahier de besoins “utile”

Pas un document de 80 pages. Un cahier utile contient :

• contexte + objectifs
• périmètre (modules/process)
• exigences critiques
• contraintes (sécurité, hébergement, intégrations)
• calendrier cible
• critères de succès (KPI)

Étape B — Construire une grille de scoring

Pour comment choisir son ERP sans biais, donnez un poids à chaque critère :

• couverture besoins critiques
• coût total
• ergonomie & adoption
• intégration
• support & SLA
• évolutivité/durabilité
• calendrier & risques

Étape C — Piloter des démonstrations sur VOS cas d’usage

Une démonstration pertinente repose sur des cas d’usage proches de votre réalité métier, en montrant le standard de l’ERP et en identifiant clairement les écarts éventuels à traiter en phase de cadrage.

Étape D — Pilotage / POC (si nécessaire)

Sur un périmètre critique, un pilote peut valider :

• qualité des données
• fluidité d’intégration
• adoption utilisateur
• performance

Étape E — Arbitrage final + contractualisation

Avant signature, sécurisez :

• périmètre contractuel
• planning et jalons
• modalités de support
• conditions de réversibilité (surtout en cloud)
• responsabilités sur reprise de données

Par ailleurs, ce processus n’a de valeur que si le projet de déploiement est maîtrisé.

12) Comment choisir son ERP en pensant déjà au déploiement (reprise de données, conduite du changement)

Reprise de données : le chantier silencieux

La migration de données est souvent le point noir :

• doublons clients/fournisseurs
• articles mal structurés
• historiques incohérents
• référentiels incomplets

Un bon projet anticipe nettoyage + règles de gouvernance de la donnée.

Conduite du changement : ce qui évite le rejet

Le facteur humain reste la première cause d’échec. Un plan simple :

• communication sur le “pourquoi”
• formation par rôle
• “super users” internes
• support renforcé post-go-live

Dynamics 365 Business Central : une option ERP cohérente pour de nombreuses PME/ETI

Dans une logique neutre, une solution comme Microsoft Dynamics 365 Business Central coche souvent des critères recherchés quand on se demande comment choisir son ERP :

• couverture des processus de gestion (finance, ventes, achats, stocks, etc.)
• approche modulaire
• intégration naturelle à l’écosystème Microsoft
• disponibilité cloud et logique d’évolutivité

Comment choisir son ERP et passer à l’action

Comment choisir son ERP n’est pas une question de “meilleur logiciel” dans l’absolu, mais de meilleur alignement entre vos besoins, votre organisation et la trajectoire technologique que vous voulez tenir sur plusieurs années. En suivant une méthode structurée (analyse, priorisation, scoring, démos sur cas d’usage, cadrage du déploiement), vous réduisez fortement les risques et augmentez les chances de ROI.